Паралич перед чистым листом
Большинство руководителей не откладывают делегирование из лени. Они откладывают его, потому что не знают, с чего начать. Передать всё сразу страшно и невозможно. Передать что-то одно - непонятно, что именно. В итоге не передаётся ничего, и ещё один год уходит на то, чтобы делать самому.
Между тем выбрать первые задачи проще, чем кажется. Не нужно описывать все процессы и строить систему. Нужно взять несколько дел, которые отвечают трём условиям: они повторяются часто, ошибка в них не стоит дорого и они не требуют именно вас. Такие задачи отдаются легко, доверие набирается быстро, а время освобождается сразу.
Вот пять, с которых стоит начать почти любому руководителю.
Первое: входящие письма
Почта - самая дорогая привычка руководителя. Большинство писем не требуют вашего решения: рассылки, счета, запросы на встречу, уточнения, которые может закрыть кто-то другой. Но вы открываете их сами, по нескольку раз в день, и каждое отнимает не минуту, а внимание.
Передайте разбор входящих: сортировку, ответы на типовое, подготовку черновиков по важному. До вас должно доходить только то, что требует вашего слова. Это первое, что освобождает время, и первое, что показывает, насколько вы готовы доверять.
Второе: календарь и встречи
Согласование времени, переносы, напоминания, поиск удобного окна на троих - работа, которая полностью состоит из мелких операций и совершенно не требует вашего участия. Достаточно один раз задать правила: когда вы доступны, какие встречи приоритетны, сколько нужно буфера между ними, что можно двигать, а что нет.
Дальше календарь ведёт другой человек, а вы только приходите на встречи, к которым уже всё готово. Это снимает десятки микрорешений в день - тех самых, что незаметно дробят внимание.
Третье: организация поездок
Перелёты, отели, трансферы, визы, согласование маршрута под встречи - поездка отнимает часы подготовки, и ни один из них не стоит вашего времени. При этом результат легко проверить: либо всё состыковано, либо нет.
Отдайте логистику целиком. Ваша часть - сказать, куда и когда нужно; всё остальное должно прийти к вам готовым маршрутом. Это одна из самых благодарных задач для передачи: эффект виден сразу, а риск минимален.
Четвёртое: рутинные документы и платежи
Счета, типовые договоры, регулярные платежи, сверки, отчётность по расходам - то, что повторяется из месяца в месяц по одному и тому же сценарию. Здесь цена ошибки выше, поэтому передавать стоит с проверкой: подготовку берёт на себя другой человек, а утверждение пока остаётся за вами.
Со временем, когда сценарий отлажен, вы перестаёте проверять каждый случай и оставляете себе только исключения. Так задача поднимается на следующий уровень самостоятельности, а вы выходите из неё почти полностью.
Пятое: подготовка к встречам
Перед важным разговором кто-то должен собрать контекст: кто эти люди, что обсуждали раньше, какие цифры под рукой, что нужно решить. Обычно это делает сам руководитель - за полчаса до встречи, в спешке, или не делает вовсе.
Это идеальная задача для передачи. К каждой встрече вам готовят короткую сводку: участники, история, повестка, нужные материалы. Вы приходите подготовленным, не потратив на подготовку ни минуты. Качество ваших встреч растёт, а времени уходит меньше.
Начните с одной
Не обязательно отдавать все пять сразу. Достаточно выбрать одну - ту, что раздражает больше всего, - и передать её на этой неделе. Через несколько дней вы увидите две вещи: что мир не рухнул и что времени стало больше.
Этого обычно хватает, чтобы передать вторую. А дальше делегирование перестаёт быть страшным решением и становится привычкой.
Делегируйте всё,
кроме решений.
